Datenschutz - OTB GmbH

Datenschutzerklärung

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Datenschutzerklärung der OTB GmbH (OTB). Sie können die Internetseiten der OTB grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten nutzen. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir eine Einwilligung der betroffenen Person ein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung und in Übereinstimmung mit den für die OTB geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.

Die OTB hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen höchstmöglichen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können Internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung der OTB beruht auf den definierten Begriffen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union. Um eine einfache und transparente Lesbarkeit unserer Datenschutzerklärung zu ermöglichen erläutern wir zunächst die verwendeten Begriffe wie folgt:

1.1. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

1.2. Betroffene Person
Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.

1.3. Verarbeitung
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

1.4. Einschränkung der Verarbeitung
Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

1.5. Profiling
Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

1.6. Pseudonymisierung
Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

1.7. Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher
Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

1.8. Auftragsverarbeiter
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

1.9. Empfänger
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.

1.10. Dritter
Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

1.11. Einwilligung
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

OTB GmbH
Meeraner Straße 7
12681 Berlin
Tel.: 0800-8004844
Fax: 030-549873281
E-Mail: kontakt@otb.info

Datenschutzerklärung für den Bewerbungsprozess

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Bewerbungsprozesses und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht (insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz – BDSG).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

OTB GmbH
Meeraner Straße 7
12681 Berlin
T: 0800-8004844

rehability GmbH
Schlosserstraße 33
51789 Lindlar
T: 02266 948 400
Hotline: 0800 10 12 150

bewerbung@otb.info

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@otb.info

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten wir die Daten, die für die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere:

Stammdaten (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum)
Kontaktdaten (z.B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate)
Daten aus dem Auswahlprozess (z.B. Gesprächsnotizen der Fachbereiche und HR, Bewertungen)
Organisatorische und weitere Angaben (z.B. Verfügbarkeiten, Gehaltsvorstellungen, Quelle der Bewerbung)
Freiwillige Angaben, die Sie uns im Rahmen des Prozesses zusätzlich übermitteln.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und des BDSG:

Zur Anbahnung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG):
Die Erhebung, Verarbeitung und Systemzuordnung Ihrer Daten dient vorrangig der Prüfung Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Position.

Auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):
Sofern Sie uns freiwillig Daten übermitteln, in die Aufnahme in unseren Talentpool einwilligen oder der mandantenübergreifenden Prüfung Ihrer Unterlagen zustimmen.

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):
Beispielsweise für gesetzliche Meldepflichten gegenüber der Agentur für Arbeit.

Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
Zur Abwehr geltend gemachter Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren (z.B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – AGG).

4. Nutzung des Bewerbermanagementsystems „Bewerber3“

Für die Organisation und Durchführung des Auswahlverfahrens nutzen wir das Bewerbermanagementsystem „Bewerber3“ und das System P&I LogaHR des Systemanbieters Personal & Informatik AG (P&I AG). Der Anbieter wird von uns als Auftragsverarbeiter (gem. Art. 28 DSGVO) streng weisungsgebunden eingesetzt.

Systemgestützte Zuordnung und Mehrfachbewerbungen: Das System ordnet Ihre Bewerbung automatisiert der entsprechenden Stellenausschreibung zu. Pro E-Mail-Adresse ist eine Bewerbung auf eine spezifische Position möglich. Sie können sich jedoch mit derselben E-Mail-Adresse auf mehrere unterschiedlichen Stellenangebote bewerben.

Kommunikation: Die Kommunikation im Bewerbungsprozess erfolgt systemgestützt. Ausgehende E-Mails sowie Ihre Rückantworten (welche in unseren regulären Microsoft Outlook-Postfächern eingehen) werden automatisch mit der digitalen Bewerberakte in „Bewerber3“ synchronisiert, um eine lückenlose Historie zu gewährleisten.

Bewerbungen per E-Mail: Senden Sie uns Ihre Bewerbung direkt per E-Mail, werden Ihre Unterlagen von unserem HR-Team manuell in das System „Bewerber3“ überführt. Sie erhalten daraufhin eine automatisierte E-Mail mit der Bitte, dieser Datenschutzerklärung zuzustimmen. Die Frist für die Zustimmung beträgt 14 Tage. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Zustimmung, wird Ihre Bewerbung aus dem System gelöscht und im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

5. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten? (Empfänger)

Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur den Personen zugänglich gemacht, die in den jeweiligen Auswahlprozess involviert sind.

Interne Empfänger:
Zugriff haben mandantenübergreifend die Personalabteilung (HR), die jeweilige Führungskraft des einstellenden Bereichs sowie gegebenenfalls Fachexpert:innen aus dem entsprechenden Team, an die die Führungskraft die Unterlagen zur Einholung von fachlichem Feedback weiterleitet. Bei entsprechenden Positionen (OTB-Stellen) erhält zudem der Betriebsrat im Rahmen seiner gesetzlichen Mitbestimmungsrechte Zugriff auf die entscheidungsrelevanten Daten. Die Bewertungen der Bewerbungen erfolgen direkt durch die Fachbereiche über das System.

Mandantenübergreifende Weitergabe:
Soweit im Unternehmensverbund Vakanzen mandantenübergreifend besetzt werden könnten, teilen wir Ihre Bewerbungsdaten nach Bedarf und unter Voraussetzung einer entsprechenden Rechtsgrundlage (z.B. Ihrer Einwilligung) auch mit anderen Mandanten unserer Unternehmensgruppe.

Externe Empfänger (Agentur für Arbeit):
Wir unterliegen gesetzlichen und kooperativen Mitteilungspflichten gegenüber der Agentur für Arbeit. Daher übermitteln wir an diese Stelle Informationen darüber, welche Personen auf unsere Positionen eingestellt wurden. Zudem melden wir der Agentur für Arbeit zurück, ob Personen, die unsere Vakanz als Vermittlungsvorschlag erhalten haben, sich bei uns beworben haben.

6. Datenverarbeitung bei Einstellung (Onboarding)

Kommt es zu einer Einstellung, wird über das System „Bewerber3“ automatisiert ein digitaler Personalfragebogen generiert und an Sie versendet. Sobald Sie diesen digital ausgefüllt und zurückgesendet haben, werden diese personenbezogenen Beschäftigtendaten von uns direkt in unser HR-Kernsystem (Loga) übertragen, um Ihr endgültiges Mitarbeiterprofil (MA-Profil) anzulegen.

7. Speicherdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist oder rechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Reguläre Löschung: Wenn wir Ihnen keine Stelle anbieten können, werden Ihre Daten (inklusive Gesprächsnotizen und Bewertungen) 6 Monate nach Bewerbungseingang des Bewerbungsverfahrens automatisiert gelöscht. Diese Frist dient der Nachweisbarkeit im Falle von Rechtsstreitigkeiten, beispielsweise nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Talentpool: Wenn Sie der Aufnahme Ihrer Daten in unseren Talentpool (z.B. für künftige Vakanzen) ausdrücklich zugestimmt haben, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für 12 Monate ab dem Zeitpunkt der Verschiebung in den Talentpool. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht, sofern die Einwilligung nicht vorher durch Sie widerrufen wird.

8. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer verarbeiteten Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt.

Zur Ausübung dieser Rechte oder bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen wenden Sie sich bitte an unsere HR-Abteilung oder den genannten Datenschutzbeauftragten. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).